Pengertian Help Desk

Pengertian HelpDesk

Pengertian HelpdeskHelpdesk pada dasarnya adalah sebuah center point dimana masalah atau issue dilaporkan dan diatur secara terurut dan diorganisasikan. Dari perspektif umum, helpdesk merupakan bagian pelengkap dari sebuah fungsi pelayanan, dan bertanggung jawab sebagai sumber dari pemecahan masalah atau issue lainnya. 

http://www.help-desk-world.com/help-desk.htm 

Kelebihan HelpdeskHelpdesk memberikan pelayanan terbaik pada penggunanya serta dapat mengurangi biaya. Hal ini dikarenakan berbagai keuntungan penggunaan helpdesk.

1.      Helpdesk dapat memberikan solusi atas pertanyaan – pertanyaan dalam kurun waktu singkat.
2.      Helpdesk dapat mengecek permasalahan yang ada dan mengatur pembagian staff.
3.      Helpdesk dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan.
4.      Helpdesk dapat memberi laporan kerja perkembangan kinerja para staff dan pimpinan.
5.      Helpdesk dapat menangani pertanyaan dan keluhan yang sejenis karena pertanyaan dan keluhan dicatat.

Cara Kerja HelpDesk

 

Berikut adalah beberapa feature dari aplikasi Trelis Desk:AcountAcount yang tidak terbatas untuk kategori staff yang dapat merespon lampiran file berdasarkan basis pengetahuan yang telah diketahui sebelumnya (artikel,kategori,pencarian, dll) dan file tertentu pada “Submit a ticket”
Managemen Pengguna EmailManagemen pengguna email berdasarkan pada basis kesalahan email system.
Pembagian tiket berdasarkan departement
Dengan feature ini maka semua departement dapat menerima permintaan dukungan dan tidak tertutup untuk bagian IT saja. Misalnya departement Supply Chain Management yang menangani masalah inventaris barang dan sirkulasi barang dapat menggunakan aplikasi ini untuk menangani permintaan barang dari departement atau cabang kantor lain.
Prioritas tiketTiket dapat dibuat dan diberikan prioritas apakah tiket tersebut bersifat penting atau biasa saja. Dengan demikian bagian yang menerima tiket dapat memberikan dukungan dengan tepat sesuai prioritas tingkat kepentingan.
Pengalihan tiketTiket dapat dialihkan kepada staff tertentu sehingga tiket tersebut dapat ditangani oleh staff tersebut dan bertanggung jawab atas penyelesaian tiket tersebut.
Pengaturan hak akses berdasarkan groupAplikasi ini memiliki tingkat akses berlevel yang dibagi berdasarkan group sehingga memiliki tingkat keamanan penggunaan yang baik
RSS tiketKita dengan mudah membuat RSS feed pada tiket yang menjadi tanggung jawab kita. Dengan demikian kita dengan mudah mengecek apakah ada tiket baru yang ditujukan pada kita dengan cepat.
Multi LanguageSecara default aplikasi ini memiliki tampilan dengan bahasa Inggris. Namun dengan mudah kita dapat menerjemahkan aplikasi ini ke bahasa lain yang kita inginkan. Cukup dengan mengisi terjemahan dari kalimat-kalimat yang digunakan dalam aplikasi.
Knowledge BaseMemiliki knowledge base atau basis pengetahuan yang terintegrasi. Hal ini memudahkan kita dalam mencari langkah penyelesaian sebelum memasukkan tiket. Dengan feature yang memberikan saran solusi yang tersedia sebelum kita memasukkan tiket akan membantu meningkatkan efisiensi kerja karena mengurangi frekuasi dalam menangani masalah yang sama.
Dan beberapa fitur, antara lain :

·         Ticket departments
·         Ticket priority levels
·         Canned ticket replies
·         Group permissions
·         Ticket escalation
·         Ticket assignment
·         Rich text editor
·         Helpdesk RSS feeds
·         Ticket attachments
·         Skin manager
·         Language manager
·         Manage articles and categories
·         Article ratings and comments
·         Smart display of KB articles during ticket submission
·         Pipe support emails into your helpdesk
·         Email notifications